Buenas prácticas con nuestros emails

Una vez entramos en el mundo digital, es casi imposible no recibir o no mandar algún correo electrónico. Los emails ya forman parte de nuestro día a día, tanto en temas de trabajo como en temas personales. En muchos casos los escribimos sin ton ni son, pero existen algunas pautas que deberíamos seguir para que comunicarnos mucho mejor unos con otros.

Por de pronto vamos a comenzar con los destinatarios de los correos. Hay ocasiones en que mandamos un mensaje a varias personas que conocemos, pero entre ellas no se conocen. Un desliz que se realiza habitualmente es poner todos los destinatarios en el apartado "PARA" o "TO". El problema: si yo mando el correo a Lucas y a Sonia, pero estos no se conocen, estoy desvelando sus respectivos correos a los demás, con lo que sus correos personales PRIVADOS, lo saben ahora todos los destinatarios del correo. Imaginaos que Sonia no quiere que Lucas sepa su correo, sin yo quererlo, este ya lo sabe. ¿Que es lo que deberíamos hacer? Normalmente debajo del "Para" existen los apartados "CC" (Con Copia) y "CCO" (Con Copia Oculta). Poniendo los contactos en CCO, permanecerán las direcciones de correo ocultas a todos los destinatarios.
Normalmente solemos mandar los correos a las mismas personas, por lo que es interesante crear grupos o listas de distribución que engloben a varios contactos bajo una sola denominación como "Amigos" o "Compañeros de Clase", otro día hablaremos de ellas mas detenidamente.

Una pequeña aclaración sobre en que se diferencian “Para”, “CC” y “CCO” poniendo un ejemplo en el campo laboral. El primero es el destinatario directo o al que va dirigido el correo (p.ejem. un cliente al que mandas una factura). El segundo serían las personas a las que va a afectar el correo indirectamente (p.ejem. un compañero de trabajo que tiene que esperar el pago de la factura). Por último en “CCO” pondríamos en copia a nuestro Jefe para que este enterado “extraoficialmente”, ya que el cliente solo va a ver que se le ha mandado a el y a nuestro compañero de trabajo.

Le toca al "Asunto". Como su nombre indica debería ser una descripción corta del tema del correo, y siempre debería estar rellena. No hay que contar todo el correo ahí. Alguna vez he recibido un correo con el asunto del tipo: "Hola, esto es para quedar el sábado por la tarde par ir al Cine a ver Matrix". Habría quedado mucho mejor si se queda en "Quedada el sábado" y luego dentro del correo hablar de los planes más en concreto. Poner un mensaje claro y conciso ayuda a buscarlo luego en la lista de correos. También hay que evitar los famosos "RV", "FW", "RP" o "RE" , que indican "Reenvio" o "Respuesta". A no ser que queramos explícitamente que lo hemos tenido que reenviar o contestar lo mejor es quitarlo. La verdad es que solo se suele dejar en las interminables respuestas y reenvios de los trabajos, para saber cuantas veces ha sido mandado hasta que ha llegado a su correcto destinatario. Queda muy mal ver el asunto del correo del tipo "RV:RV:FW:FW:RV:FW:RE:RE:Video gracioso" ¿no queda mucho mejor y más personal "Video Gracioso"? De este modo parece que aunque lo reenvías, se lo mandas a alguien por primera vez y en exclusiva.

Bueno, ahora el mensaje. Aquí no me voy a meter mucho, cada cual escribe como quiere. Ahí esta la gracia ¿no? hay quien pone colores, hay quien pone fondo, smiles, etc... Lo que si que debemos hacer es eliminar la información de reenvio que se va quedando. Me refiero a toda esa morralla que se va quedando con la información de quien envía el mensaje. Hay ocasiones en que el tamaño del texto del reenvio es más grande que el propio texto. Además del tema estético ¿ha quien le gusta bajar y bajar el correo hasta poder leer el chiste de turno?; está el tamaño del correo contra más grande más ocupa en la bandeja de correo y más tarda en bajar. Lo que no puedo dejar pasar es el tema de las Mayúsculas. Aunque os parezca extraño, los que estamos acostumbrados a internet, solemos usar las mayúsculas para elevar la voz, en el caso de una palabra, la recalcaríamos; en caso de alguna frase, sería como si la gritásemos. Por lo que mayúsculas y símbolos de exclamación sería como dejarte la garganta.

Los adjuntos... tratar de no mandar correos con adjuntos demasiado grandes porque es posible que el destinatario tenga limitado el tamaño de entrada y no lo pueda recibir. Esto es muy normal en los correos de empresa. Dentro de lo que podamos evitar, intentaremos mandar el tamaño más pequeño posible. Por ejemplo, si podemos editar el video de la barbacoa y mandar solo los 2 minutos principales, tendríamos posiblemente un video 5 veces más pequeño. Otro ejemplo, serían las fotos de las vacaciones, es mejor cambiarlas a un tamaño más pequeño, recordar que solo para verlas un tamaño de 1024x768 que es la resolución de los monitores que casi todos tenemos en casa es más que suficiente. Sobre todo hoy en dia, ya que tenemos cámaras digitales que realizan fotos de un tamaño elevado.

Por último quedan las buenas costumbres a la hora de mandar emails. Si te mandan un correo que te parece interesante reenviar a todos los contactos pertenecientes a un grupo, que a su vez contiene la persona que te ha mandado el email, es casi obligación darle las gracias públicamente. Aunque estén ocultos los contactos, seguramente alguno conozca personalmente al remitente original. Por ejemplo, se puede poner un apelativo que sepan solo los que trabajan contigo o los familiares, algo como "Gracias a keko" o "Gracias a JM".

Si os ha parecido interesante, espero vuestros comentarios.

Publicado por alfpecha en 23:40